Empresas de todos os portes que atuam no país devem enviar dados trabalhistas, fiscais e previdenciários ao eSocial de forma digital e unificada. Para garantir a autenticidade, a segurança e a validade jurídica dessas informações, é necessário emitir um certificado digital. Mas afinal, qual é o melhor certificado para o eSocial e como ele funciona?
Neste artigo, vamos responder essas e outras perguntas, explicando como escolher, emitir e utilizar o certificado digital no e-Social.
O que é o certificado digital?
O certificado digital é uma identidade eletrônica que garante a validade jurídica de documentos e transações realizadas no meio digital. No contexto do e-Social, ele é usado para assinar digitalmente os eventos enviados ao sistema; garantir a integridade das informações prestadas, e comprovar a identidade do remetente.
Para utilizar o eSocial, as empresas devem utilizar um certificado emitido por uma autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil.
E o que é o eSocial?
O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é uma plataforma do governo federal que unifica o envio eletrônico de informações pelas empresas em relação aos seus empregados.
Em vez de enviar dados separadamente para a Receita Federal, INSS, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho, o e-Social permite que tudo seja feito em um único ambiente digital, de forma padronizada e segura.
A plataforma traz mais transparência e agilidade à prestação de contas. Empresas de todos os portes – desde o MEI com funcionário até grandes corporações – devem enviar periodicamente dados ao e-Social. Isso inclui informações sobre admissões, demissões, folhas de pagamento, afastamentos, obrigações previdenciárias e eventos relacionados à saúde e segurança do trabalho.
Escritórios de contabilidade que atuam em nome de empresas também estão incluídos, desde que tenham procuração eletrônica válida e utilizem um certificado digital e-CNPJ. Nesses casos, o contador assume a responsabilidade técnica por enviar corretamente os eventos ao sistema.
Órgãos públicos, como prefeituras, câmaras municipais, fundações e autarquias, também estão obrigados a usar o e-Social. Desde 2021, esse grupo passou a integrar o sistema em fases, conforme calendário estabelecido pelo governo federal.
Empregadores domésticos utilizam uma versão simplificada da plataforma, chamada eSocial Doméstico, para registrar vínculos, folha de pagamento, férias e demais obrigações trabalhistas. Já o MEI (Microempreendedor Individual), deve usar o eSocial somente se tiver funcionário contratado. Nesses casos, o envio de informações é obrigatório, e pode ser feito com certificado digital ou, em situações específicas, com autenticação via gov.br.
Por outro lado, estão dispensados do envio de dados ao e-Social os MEIs sem empregados, pessoas físicas que não têm empregados e empresas inativas que não possuem movimento ou vínculo empregatício.
Em relação à autenticação, quase todos os perfis obrigatórios devem utilizar um certificado digital do tipo A1 ou A3, emitido por uma autoridade certificadora credenciada como a Certifica.
A1 ou A3: Qual o melhor certificado para usar no eSocial?
Os certificados mais utilizados são o A1 e o A3, ambos são válidos para autenticação em sistemas como o e-Social, mas com características distintas que impactam diretamente na escolha ideal para cada tipo de empresa ou profissional.
- A1: arquivo digital instalado no computador, validade de 1 ano;
- A3: armazenado em token ou cartão, validade de até 3 anos.
Para empresas que operam com sistemas online ou com múltiplos usuários, o certificado A1 costuma ser mais prático. Já o A3 é ideal para quem valoriza máxima segurança e não precisa de mobilidade.
Como emitir um certificado digital?
O processo de emissão é simples:
- Escolha o tipo de certificado (A1 ou A3);
- Faça a compra com uma autoridade certificadora credenciada, como a Certifica;
- Realize a validação presencial ou por videoconferência;
- Instale e configure o certificado em seu sistema.
Perguntas frequentes
MEI precisa de certificado digital para e-Social?
Sim, se o MEI tiver funcionário registrado, o uso do certificado é obrigatório.
Posso usar o certificado A1 no e-Social?
Sim, é amplamente aceito e muitas vezes recomendado por sua praticidade e integração com softwares contábeis.
É possível compartilhar o certificado entre setores da empresa?
Sim, especialmente no caso do A1, que pode ser instalado em várias máquinas com segurança controlada.
Conclusão
O uso do certificado digital é mais do que uma exigência legal — é uma medida fundamental para garantir que sua empresa esteja em conformidade com o e-Social e protegida contra fraudes e inconsistências fiscais.
Se você ainda não possui um certificado ou precisa renová-lo, não deixe para a última hora. Conte com a Certifica para obter o certificado ideal para seu porte, segmento e necessidade.
