Saiba como funciona o processo de verificação de documentos realizado pelos certificados digitais e suas vantagens
A verificação de documentos com certificado digital é o que garante que esse documento eletrônico possa proteger as informações do usuário e fornecer o respaldo jurídico nas transações online.
Este artigo tem o objetivo de mostrar como funciona a verificação de documentos com certificado digital e por que esse processo é relevante para garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos eletrônicos. Continue a leitura para saber mais!
Como funciona a assinatura e verificação de documentos digitais?
Uma impressão digital é capaz de identificar uma pessoa, já que cada indivíduo tem suas marcas únicas nas pontas dos dedos. Do mesmo modo, uma assinatura digital garante autenticidade, integridade e segurança a arquivos eletrônicos.
Mas o que garante essa confiabilidade, exatamente? O segredo está na combinação entre os certificados digitais e criptografia assimétrica.
Quando um documento é assinado digitalmente, um código exclusivo — conhecido como hash — é gerado a partir do conteúdo do arquivo. Esse hash é então criptografado junto à chave privada do titular do certificado digital, criando a assinatura digital propriamente dita.
Esse processo assegura que qualquer alteração posterior no documento invalide a assinatura e garante a sua integridade.
A verificação ocorre quando o destinatário utiliza a chave pública vinculada ao certificado digital do emissor para decifrar o hash e compará-lo ao hash do documento recebido. Caso haja correspondência, é confirmada a autenticidade da assinatura e a integridade do conteúdo.
O papel da ICP-Brasil
É importante notar que todo esse processo é viabilizado por uma Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil), que estabelece regras, emite e gerencia certificados digitais.
Já as autoridades certificadoras (ACs) são as responsáveis por verificar a identidade dos usuários antes da emissão do certificado, o que dá validade jurídica à assinatura digital.
Quais ferramentas podem ser usadas para validar documentos assinados digitalmente?
A utilidade dos certificados digitais vai além da simples assinatura: eles possibilitam a verificação confiável e prática de documentos em plataformas diversas, sem a necessidade de intermediários físicos.
Para isso, existem ferramentas específicas que ajudam a validar se um documento foi realmente assinado com um certificado válido e se o conteúdo permanece íntegro desde a assinatura.
Verificador do ITI
A mais utilizada e reconhecida no mercado brasileiro é o Verificador de Conformidade do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação).
Essa ferramenta gratuita e pública permite validar arquivos assinados digitalmente (como PDFs, XMLs e arquivos P7S) e gera um relatório técnico completo com informações sobre a validade do certificado, a integridade do conteúdo e a confiança na assinatura.
Para documentos no formato PDF, softwares open source podem ser utilizados para o gerenciamento. Ao abrir o arquivo, o programa identifica as assinaturas digitais e exibe informações sobre sua validade, além de alertar se houver problemas com o certificado ou alterações posteriores no conteúdo.
Por fim, em ambientes corporativos, sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED) costumam incluir módulos que automatizam a verificação de assinaturas digitais, integrando segurança e eficiência nos fluxos de trabalho.
Em que situações é essencial verificar um documento com certificado digital?
O uso de certificados digitais é muito importante em diferentes contextos, englobando diversos tipos de pessoas: físicas, jurídicas e profissionais liberais, como contadores, advogados, médicos, entre outros.
Nesse sentido, o documento eletrônico é especialmente relevante em contextos formais, jurídicos e corporativos, nos quais a verificação da autenticidade de um documento pode evitar fraudes, prejuízos financeiros ou implicações legais.
Nesses casos, a verificação do documento com base em um certificado digital é não apenas recomendável — mas, muitas vezes, obrigatória.
Alguns exemplos de como isso ocorre
Vamos pensar nas operações com órgãos públicos. Muitos processos, como licitações, envio de documentos fiscais, petições judiciais eletrônicas e assinatura de contratos governamentais, exigem que os documentos estejam assinados com certificado digital ICP-Brasil.
Isso porque essa verificação garante que os arquivos não foram adulterados e que o signatário realmente corresponde à identidade declarada.
Também podemos pensar no meio corporativo, especialmente em contratos entre partes que não possuem contato físico frequente ou em situações nos quais o deslocamento não é necessário.
Ao assinar e verificar documentos digitalmente, empresas economizam tempo e aumentam a segurança nas negociações, evitando fraudes de identidade e alterações não autorizadas.
O uso do certificado em diferentes ambientes
No ambiente contábil e tributário, o uso de certificados digitais é obrigatório para envio de obrigações como eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb. Qualquer erro ou assinatura inválida pode gerar inconsistências junto à Receita Federal, motivo pelo qual a verificação se torna fundamental.
Além disso, em ambientes acadêmicos e seleções públicas, como concursos e processos seletivos, é comum a exigência de documentos assinados digitalmente. Diplomas, declarações e laudos médicos eletrônicos precisam ser validados para assegurar sua validade jurídica.
Portanto, verificar documentos com certificado digital é algo muito importante sempre que estiver em jogo a confiança na origem, na integridade e na validade jurídica da informação apresentada.
Quais são as vantagens de usar o certificado digital na verificação de documentos?
Os certificados digitais são ferramentas altamente úteis por oferecerem vantagens técnicas, legais e operacionais na verificação de documentos. Seu uso proporciona uma experiência mais segura, prática e eficiente em diferentes áreas da sociedade. Entre os principais benefícios, destacam-se:
- autenticidade garantida — o certificado digital é emitido após verificação rigorosa da identidade do titular, permitindo confirmar quem realmente assinou o documento, o que é essencial em contratos, declarações e documentos sensíveis;
- integridade da informação — a assinatura digital gera um código único vinculado ao conteúdo do documento, tornando possível identificar qualquer alteração posterior e impedir fraudes;
- agilidade e economia — a verificação pode ser feita online, sem deslocamentos ou autenticações presenciais, reduzindo custos operacionais e acelerando processos em empresas, órgãos públicos e no cotidiano;
- validade jurídica incontestável — documentos assinados e verificados com certificados no padrão ICP-Brasil têm validade legal plena em processos administrativos e judiciais;
- impacto ambiental positivo — a digitalização segura reduz significativamente o uso de papel, tinta e outros recursos, tornando os processos mais sustentáveis.
Como você viu neste artigo, a verificação de documentos com o uso de certificados digitais é fundamental para garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos eletrônicos — tanto de quem os envia, como de quem os recebe.
Quer começar a utilizar um certificado digital de alto nível agora mesmo? Então, entre em contato conosco por meio do WhatsApp!
