A procuração digital é um documento fundamental para quem deseja emitir um certificado digital em nome de uma empresa. No contexto da certificação ICP-Brasil, esse tipo de documento deve seguir regras específicas para ser aceito pelas Autoridades Certificadoras (ACs).
Não se trata de uma simples autorização entre pessoas físicas, e sim de um instrumento público, registrado em cartório, com validade e escopo bem definidos.
Neste artigo, explicamos o que caracteriza uma procuração digital válida, quais dados ela deve conter, como solicitá-la corretamente e o que pode levar à sua rejeição.
Ao final do nosso artigo, você vai encontrar um modelo aprovado que pode ser adaptado conforme o seu caso. Acompanhe o conteúdo completo para garantir que sua documentação esteja em conformidade!
O que é uma procuração digital dentro da ICP-Brasil?
A procuração digital é um documento oficial que autoriza um representante a atuar em nome de uma empresa em várias situações dentro da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) — desde a emissão de um certificado PJ até a realização de outros procedimentos relacionados à certificação digital.
Essa procuração deve, obrigatoriamente, atender aos seguintes requisitos:
- ser lavrada em cartório, como uma procuração pública;
- conter poderes específicos para representação junto à AC (Autoridade Certificadora) e à ICP-Brasil, especialmente para a emissão do certificado digital da empresa;
* estar dentro da validade de 90 dias, contados da emissão da procuração ou da via que foi apresentada - ter como outorgante o representante legal da empresa, nunca uma pessoa física agindo em nome de outra.
Trata-se, portanto, de uma autorização com caráter jurídico, cujo uso é restrito às atividades de validação de certificados digitais, como agendamento de videoconferências, assinatura de documentos e demais atos vinculados à certificação.
Quem pode emitir e quem pode receber a procuração?
A validade da procuração digital está diretamente ligada à legitimidade das partes envolvidas. Para que o documento seja aceito pela AC, alguns critérios precisam ser respeitados.
Confira, por exemplo, o que é obrigatório nessa relação:
- o outorgante deve ser o representante legal da empresa, conforme consta no contrato social ou outro documento oficial;
- o outorgado será a pessoa autorizada a representar a empresa no processo de certificação digital;
- não é permitida a procuração de pessoa física para pessoa física com esse fim — o vínculo deve ser empresarial.
Essa exigência tem como objetivo garantir segurança jurídica ao processo e evitar fraudes ou representações indevidas.
Quais elementos são obrigatórios na redação da procuração?
Para ser aceita no processo de emissão do certificado digital, a procuração precisa atender a alguns requisitos de conteúdo, forma e validade.
Alguns elementos obrigatórios são os seguintes:
- dados completos da empresa (razão social, CNPJ, endereço);
- identificação do(s) representante(s) legal(is) com nome completo, CPF, RG e endereço;
- menção explícita aos poderes concedidos para representar a empresa perante a AC no âmbito da ICP-Brasil;
- prazo de validade de até 90 dias a partir da data de emissão;
- lavratura como instrumento público em cartório.
É importante entender que qualquer ausência ou inconsistência nesses dados pode inviabilizar o processo de certificação.
Como solicitar uma procuração válida para certificação digital?
O processo começa com o agendamento no cartório para emissão da procuração pública. É importante que o solicitante leve consigo todos os dados necessários, além de um modelo base que respeite os padrões da AC.
O passo a passo básico para fazer isso é o seguinte:
- Verifique quem é o representante legal da empresa (essa pessoa será o outorgante).
- Reúna os documentos exigidos: contrato social, RG, CPF, comprovante de endereço, CNPJ da empresa.
- Redija o texto da procuração com os poderes específicos para certificação ICP-Brasil (um modelo está disponível mais adiante).
- Dirija-se a um cartório de notas para emitir o documento como procuração pública.
- Envie o documento à equipe da certificadora para validação prévia, se desejar mais segurança.
Um ponto importante: é recomendável que o cliente consulte a equipe da Certifica antes da videoconferência ou do atendimento presencial, caso tenha dúvidas quanto ao conteúdo do documento.
O que invalida uma procuração para fins de certificação ICP-Brasil?
Alguns erros comuns podem tornar a procuração digital inválida, mesmo que ela tenha sido emitida em cartório.
Evitar esses erros é fundamental para que o processo de emissão do certificado digital seja concluído com sucesso e sem atrasos. Entenda, abaixo, alguns dos principais motivos de recusa:
- procuração com poderes genéricos ou sem menção explícita à ICP-Brasil;
- documentos lavrados como instrumento particular, e não público;
- procuração com validade superior a 90 dias;
- tentativa de outorga entre pessoas físicas, sem vínculo com empresa;
- ausência de informações fundamentais, como CNPJ, nome do outorgante ou dados do representante legal.
Qual é um modelo aprovado de procuração digital?
Confira, a seguir, um modelo prático que pode ser adaptado conforme os dados da empresa. Antes de preenchê-lo, é importante lembrar de que ele deve ser registrado como instrumento público:
OUTORGANTE: [Razão social da empresa], com sede na [Rua/Avenida], [Cidade/Estado], CEP [-], inscrita no CNPJ sob o nº [../____-], neste ato representada por seu(s) [Diretor(es)/Administrador(es)], Sr(a) [Nome completo], nacionalidade, estado civil, profissão, portador(a) do RG nº [] e do CPF/MF nº [..–], com endereço comercial na [Rua/Avenida], [Cidade/Estado], CEP [_____-____].
PODERES: Específicos para representar a Outorgante, perante a AC [Nome da AC], Autoridade Certificadora no âmbito da ICP-Brasil e a ICP-Brasil, nos atos relativos à validação da solicitação do certificado digital, podendo praticar todos os atos e assinar todos os documentos inerentes ao bom desempenho deste mandato.
(Cidade/UF), ____ de _______________ de 20____.
Um modelo como esse garante a conformidade com os critérios da ICP-Brasil e evita surpresas no momento da validação.
Se você ainda tiver dúvidas sobre o conteúdo da sua procuração digital ou sobre os passos para o agendamento da certificação, entre em contato com a equipe da Certifica. Isso pode poupar tempo e evitar retrabalho antes de comparecer à videoconferência ou ao atendimento presencial.
Seguir corretamente as exigências para elaborar uma procuração digital garante mais agilidade e segurança no processo de certificação ICP-Brasil. Com o modelo certo e a orientação adequada, o procedimento se torna simples e eficiente. Certifique-se de que o documento esteja em conformidade antes da validação.
Ficou com dúvidas? Entre em contato com a equipe da Certifica e receba suporte completo para garantir que sua procuração digital seja aceita sem imprevistos.
