Conheça o Docnuvem, a plataforma de gerenciamento de documentos digitais da Certifica.
O Docnuvem é uma plataforma de gestão documental, parte do mix de produtos da Certifica. Essa solução foi desenvolvida para otimizar organização e o fluxo de documentos em empresas de diversos segmentos e porte, por meio das suas variadas funcionalidades.
Mas quais são os seus benefícios exclusivos? Quais as funcionalidades que chamam a atenção de diversos parceiros, como as Autoridades de Registro? Continue a leitura para conhecer melhor a plataforma!
O que é o Docnuvem?
É a plataforma de gestão de documentos eletrônicos da Certifica, desenvolvida para todos os empreendedores que pretendem reduzir os gastos e, ao mesmo tempo, elevar a eficiência dos seus processos diários.
Para isso, a ferramenta digitaliza e otimiza o gerenciamento dos arquivos, além de integrar funcionalidades de armazenamento, organização, assinatura e fluxo de trabalho em um ambiente seguro e acessível na nuvem.
Vale notar que a plataforma se integra com os certificados da Certifica, de modo a garantir a validade jurídica da assinatura digital.
Desse modo, será possível automatizar fluxos, cortar gastos e aumentar a segurança — tudo isso simultaneamente.
O Docnuvem é uma plataforma de gerenciamento de documentos eletrônicos desenvolvida para você, que provavelmente quer encontrar meios de cortar custos, mas sem perder (e até aumentar) a eficiência de seus processos.
Quais são os benefícios do Docnuvem?
O Docnuvem centraliza uma variedade de ferramentas valiosas para empresas, oferecendo uma vantagem significativa ao otimizar a organização dos fluxos de trabalho por meio da integração de seus recursos.
Ao utilizar a plataforma, os usuários não apenas armazenam documentos de forma segura na nuvem, mas também dispõem de funcionalidades como as seguintes:
- assinador digital — ideal para ara formalizar documentos eletronicamente, com a opção de utilizar ou não um certificado digital;
- armazenamento em nuvem — salvar documentos na nuvem aumenta a segurança dos seus arquivos, já que ela é monitorada por profissionais com domínio da tecnologia. Outro ponto importante é que o acesso pode ser feito de qualquer lugar do planeta;
- gestão documental — para organizar, categorizar e controlar o ciclo de vida dos documentos.
- controle de tarefas — para o gerenciamento e acompanhamento de atividades e alterações relacionadas aos documentos;
- solicitação documental — para requisitar documentos de forma eficiente dentro da plataforma;
- entre outras funcionalidades, como a eliminação de tarefas manuais e repetitivas por meio da automação.
Além disso, confira outros benefícios exclusivos de quem investe no Docnuvem.
Menos papel, mais sustentabilidade e espaço
Esse sistema proporciona a redução, ou até mesmo a eliminação, do uso excessivo de papel. Além dos problemas de sustentabilidade que as impressões trazem, arquivos nesse formato também dificultam a consulta ágil.
Imagine, por exemplo, que você precise apresentar um documento e precise do arquivo rapidamente. Qual das duas opções seria a melhor: fazer uma pesquisa rápida em um sistema digital ou pesquisar em uma pilha de papéis?
A primeira alternativa certamente parece a mais indicada para quem busca processos eficientes.
Além disso, excluir o uso de papel em uma Autoridade de Registro (AR) ajuda a cortar recursos, algo fundamental para qualquer empresa.
Afinal, não será mais preciso pagar por espaços de armazenamento físico, além do dinheiro gasto em recursos como impressões, tinta, entre outros.
O Docnuvem elimina erros manuais, tarefas repetitivas e, consequentemente, garante mais tempo para que os colaboradores possam se concentrar nas atividades-fim do negócio.
Redução de custos e mais rapidez
Além dos benefícios relacionados à sustentabilidade, a adoção de um sistema eficiente de armazenamento e gestão documental na nuvem, como o Docnuvem, proporciona uma significativa diminuição de custos operacionais para as empresas.
A eliminação dos recursos que citamos acima, exemplificada pela impressão excessiva de papel, já traz economia. No entanto, não para por aí.
O sistema também ajuda a reduzir o tempo para completar as tarefas. Desse modo, a hora-homem é potencializada. O tempo necessário para fechar negócios também é reduzido com o uso do assinador, o que acelera a entrada de dinheiro no caixa.
Modernização dos processos
Ao automatizar processos documentais, o Docnuvem contribui para a significativa redução de erros operacionais. Adicionalmente, a plataforma facilita a colaboração entre equipes distribuídas geograficamente.
Essa combinação de fatores impulsiona a produtividade e otimiza a qualidade das entregas do time.
Redução de perdas
O armazenamento tradicional de documentos é vulnerável a diversos problemas, como o desgaste dos materiais ao longo do tempo e até mesmo acidentes que envolvam a umidade e o risco de incêndios.
Nesse sentido, nada melhor do que optar por uma opção puramente digital.
Benefícios exclusivos para Autoridades de Registro
O Docnuvem é uma solução pensada, inicialmente e em especial, para as Autoridades de Registro, ou ARs.
Esse critério já é o suficiente para colocar o software um passo à frente de outros armazenadores de documentos na nuvem.
No entanto, as empresas de certificação ainda desfrutam de mais alguns benefícios específicos e exclusivos.
O Docnuvem faz a gestão documental completa das ARs, principalmente nos setores jurídico, de auditoria e de credenciamento.
São criados diretórios na plataforma para melhorar a capacidade de armazenamento e checklists para o controle de acessos, por exemplo.
Nesse sentido, para empreendimentos de certificação parceiros da Certifica e Syngular, é ainda mais interessante usar o Docnuvem.
Conformidade com normas
O setor de certificação é regulado de perto pelos órgãos de controle. Como criadores do Docnuvem, nós entendemos isso e planejamos a plataforma para se alinhar à toda a legislação aplicável.
Um exemplo de como essa conformidade é exercida na prática é o fato de que o software segue todos os regulamentos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Quais são as funcionalidades do Docnuvem?
Confira as funcionalidades da plataforma:
- armazenamento adequado de documentos — utiliza a infraestrutura da Amazon Web Services (AWS) com criptografia para proteger os arquivos.
- organização e busca inteligente — é possível extrair informações dos documentos (como metadados e OCR) para facilitar a busca e organização;
- assinatura digital eletrônica — o usuário assina documentos eletronicamente com validade jurídica, ao utilizar um certificado digital (incluindo certificado digital na nuvem) e assinatura digital regulamentados pelo ICP-Brasil;
- funcionalidades para a gestão de processos — o Docnuvem oferece recursos como checklists, criação de documentos a partir de modelos, auditorias e solicitação de documentos pela plataforma;
- promoção da colaboratividade — facilita o trabalho em equipe com compartilhamento de documentos e notificações em tempo real;
- dashboard interativo — intuitivo e fácil de usar;
- acesso remoto e mobilidade — por fim, o Docnuvem proporciona o acesso e gerenciamento de documentos em qualquer lugar, e por diferentes dispositivos.
Como foi possível ver no artigo, Docnuvem é mais uma solução digital que enriquece ainda mais o mix de produtos da Certifica — e que oferece funcionalidades incríveis para os nossos parceiros.
Com o Docnuvem, você obtém automação, gestão documental, armazenamento em nuvem e assinatura digital, tudo na mesma plataforma.
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