Contratos, petições, recibos e outros documentos podem ser assinados a distância pelo celular, computador ou tablet, garantindo agilidade, segurança e a mesma validade jurídica do papel.
Hoje, vamos esclarecer como realizar esse processo, explicar as diferenças essenciais entre os tipos de assinatura e orientar sobre os requisitos técnicos. Aqui, você encontrará um passo a passo detalhado para os principais softwares e conhecerá soluções que agilizam ainda mais a sua rotina. Boa leitura!
Pré-requisitos para assinar com certificado digital
O primeiro passo é possuir um certificado digital válido, que pode ser do tipo A1 (arquivo no computador com validade de 1 ano), A3 (token ou cartão com validade de até 3 anos) ou em nuvem em dispositivos móveis ou desktop.
Sempre verifique a validade do certificado antes de começar. Se estiver vencido, a assinatura será rejeitada, gerando erros de autenticação. Além disso, certifique-se de utilizar uma plataforma ou software homologado pela ICP-Brasil. Checklist rápido para começar:
- Senha do certificado disponível;
- Plataforma ou software escolhido;
- Dispositivo ou token conectado e funcionando;
- Certificado digital válido (A1, A3 ou nuvem).
Passo a passo de como assinar documento digital (Adobe e Office)
Saber como assinar documento digital nos softwares mais utilizados do mercado é essencial para agilizar sua rotina. Embora existam plataformas específicas, às vezes é necessário realizar o processo diretamente em arquivos PDF ou do pacote Office. Confira abaixo o guia prático para cada situação:
Como assinar PDFs com certificado digital (Adobe Reader DC)?
O formato PDF é o padrão para contratos e documentos oficiais, pois evita alterações indevidas no texto. Para garantir a segurança, siga este roteiro no Adobe Reader DC:
- Abra o documento no Adobe DC e clique na aba “Ferramentas”;
- Localize o ícone de caneta (“Certificados”) e clique em “Abrir”;
- Selecione a opção “Assinar digitalmente” na barra superior;
- Com o cursor, desenhe um retângulo na área onde a assinatura deve aparecer;
- Escolha o certificado digital desejado na lista (se houver duplicatas, prefira o primeiro) e clique em “Continuar”;
- Insira a senha do certificado (PIN) e clique em “Assinar”;
- Salve o documento com um novo nome para concluir. O arquivo original permanece intacto.
Assinando no Word, Excel e PowerPoint
Embora menos comum para contratos finais, é totalmente possível assinar arquivos editáveis da Microsoft. O processo torna o arquivo “somente leitura” para proteger o conteúdo:
- Com o arquivo aberto, vá em “Arquivo” > “Informações”;
- Clique em “Proteger Documento” e selecione “Adicionar uma Assinatura Digital”;
- Defina o tipo de compromisso (ex: “Aprovou este documento”) e clique em “Assinar”;
- Digite seu PIN para confirmar.
Após assinar, um ícone indicará que o documento possui validade. Caso alguém tente editar o arquivo posteriormente, a assinatura será removida automaticamente para garantir a integridade do acordo original.
Valide sua assinatura: como conferir a autenticidade?
Após o processo, é essencial validar o documento para assegurar que ele não sofreu alterações. Qualquer modificação feita no arquivo após a assinatura invalida a autenticação imediatamente.
Para conferir, utilize o validador do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) ou as funções de validação de leitores de PDF confiáveis. Verifique dados como nome do signatário, CPF/CNPJ, data e hora. Se aparecerem mensagens como “assinatura inválida”, cheque se o certificado estava revogado no momento da assinatura ou se o documento foi editado posteriormente.
Aplicações práticas da assinatura digital no seu dia a dia
A assinatura digital já faz parte do cotidiano de diversos setores, eliminando a necessidade de reconhecimento de firma em cartório para a maioria dos trâmites. Você pode utilizar a assinatura digital para:
- Documentos de órgãos públicos e registros contábeis;
- Laudos médicos, exames laboratoriais e prontuários;
- Recibos, declarações e notas fiscais eletrônicas (NF-e);
- Contratos empresariais de prestação de serviços ou compra e venda.
Certifica Signer: assine contratos online com facilidade e economia
Para quem busca ir além da assinatura em arquivos soltos e precisa de gestão profissional, o Certifica Signer é a solução ideal. Com ele, você assina e envia documentos de forma prática, eliminando custos com correios, papelada e autenticações manuais. A plataforma oferece mobilidade total com integração em nuvem e funcionalidades exclusivas:
- Assinatura via WhatsApp: agilize o fechamento de negócios enviando links de assinatura diretamente para o celular do cliente;
- Assinaturas em lote: ganhe tempo gerenciando e assinando vários contratos de uma única vez;
- Flexibilidade: escolha entre assinatura eletrônica, por SMS, personalizada ou com certificado ICP-Brasil;
- Custo-efetivo: o modelo de cobrança é por envio, e não por assinatura ou documento gerado.
Com o Certifica Signer, você revisa todas as informações antes do envio e ainda pode personalizar o posicionamento de selos e rubricas, garantindo profissionalismo e segurança jurídica em cada transação.
Entenda a diferença entre assinatura digital e digitalizada
No universo dos documentos eletrônicos, é comum confundir os termos, mas eles possuem pesos jurídicos totalmente diferentes. A assinatura digitalizada é apenas a imagem da sua assinatura manual inserida em um arquivo (como um escaneamento). Ela não possui validade legal para autenticar documentos eletrônicos, pois não utiliza criptografia e é vulnerável a fraudes e manipulações.
Por outro lado, a assinatura digital é realizada por meio de um certificado digital, que funciona como uma identidade virtual. Ela utiliza criptografia avançada para garantir a autenticidade, integridade e o não-repúdio do documento.
No Brasil, a Medida Provisória 2.200-2/2001 estabelece que somente as assinaturas digitais realizadas com certificado ICP-Brasil possuem valor legal incontestável. Por isso, empresas e profissionais optam por esse método para:
- Diminuir riscos de falsificação e retrabalho;
- Acelerar processos burocráticos e eliminar papelada;
- Reduzir custos com impressão, autenticação e envio de documentos;
- Garantir validade jurídica plena em todo o território nacional.
A assinatura digital transformou a autenticação de documentos no Brasil, oferecendo uma alternativa segura e ágil aos métodos tradicionais. Adotar essa tecnologia não apenas otimiza processos e reduz custos com papel e deslocamento, mas também coloca você e sua empresa em conformidade com a era digital.
Agora que você já sabe mais sobre o tema, faça um teste grátis do Certifica Signer e garanta uma assinatura digital prática e segura!
