O certificado não ajuda apenas a abrir um empreendimento, mas também agiliza o fechamento. Entenda como isso acontece.
Preciso de certificado digital para abrir empresa? Em muitos casos, sim, obrigatoriamente — e o documento eletrônico é fundamental para autenticar documentos, acessar sistemas governamentais e dar validade jurídica às transações eletrônicas.
Para quem está iniciando um negócio, essa ferramenta traz agilidade, economia e segurança. E não se limita apenas à abertura: também é indispensável em processos de regularização, cumprimento de obrigações fiscais e até no encerramento da empresa.
Continue a leitura para entender melhor a importância do certificado e a sua relação com a abertura de um negócio!
Por que o certificado digital é indispensável para abrir empresa?
O certificado digital não é sempre obrigatório para abrir empresas, mas ele é altamente recomendado e, em muitos casos, exigido após a abertura.
Quando ele passa a ser necessário:
- para assinar digitalmente documentos em plataformas como o gov.br, REDESIM, Receita Federal, eSocial, NF-e e Conectividade Social;
- para emitir notas fiscais eletrônicas (obrigatório na maioria dos regimes, exceto MEIs que não emitem NF-e);
- para entregar declarações acessórias (DCTF, SPED, etc.);
- para operar com bancos e órgãos públicos digitalmente.
Na abertura de uma empresa, a utilização do certificado digital pode ser exigida por diversos órgãos, especialmente quando o processo é feito de forma 100% digital.
Juntas comerciais de muitos estados, sistemas como o REDESIM e, posteriormente, a Receita Federal para declarações fiscais eletrônicas, requerem o uso de assinatura digital para validar documentos e garantir a legalidade do processo.
Com o certificado, o empreendedor evita deslocamentos e filas, realizando todo o processo pela internet com validade jurídica.
Além da praticidade, o certificado garante a integridade e a confiabilidade das informações transmitidas aos órgãos reguladores.
Isso é especialmente relevante em um ambiente de negócios cada vez mais digitalizado, em que erros ou fraudes podem comprometer toda a operação.
A assinatura digital substitui a necessidade de presença física, agilizando cada etapa da abertura empresarial.
Monitoramento das operações
Outro fator importante é que o certificado digital permite acompanhar o status do processo em tempo real nos sistemas públicos, como o da Receita Federal e das Juntas Comerciais. Isso oferece mais controle ao empreendedor e reduz a dependência de terceiros ou intermediários.
Também permite que as informações sejam centralizadas de forma segura, o que facilita futuras alterações contratuais ou atualizações cadastrais.
Como o certificado digital agiliza o encerramento empresarial?
Assim como na abertura, o encerramento de uma empresa também exige uma série de formalidades legais. O certificado digital para abrir empresa também é utilizado para:
- assinar digitalmente a baixa do CNPJ;
- enviar declarações finais ao fisco;
- acessar sistemas da Receita e das juntas comerciais para concluir o encerramento.
Com todas essas possibilidades, o certificado digital garante que o processo seja feito com segurança, evitando fraudes e erros na documentação.
Quais tipos de certificado são usados na abertura e encerramento de empresas?
Para formalizar esses processos, dois tipos de certificado digital são os mais utilizados:
- e-CPF: destinado a pessoas físicas, usado quando o empreendedor é o titular da empresa e precisa assinar documentos em seu nome;
- e-CNPJ: voltado à pessoa jurídica, utilizado quando a empresa precisa operar em nome próprio, especialmente em casos de contadores ou representantes legais.
Ambos podem ser emitidos nos formatos A1 (arquivo digital) ou A3 (cartão ou token), de acordo com a necessidade do usuário.
Quais as vantagens do certificado digital para empreendedores?
Adotar o certificado digital para abrir empresa traz benefícios significativos. Confira os principais.
Agilidade
O uso do certificado elimina a necessidade de autenticações presenciais e permite realizar diversos procedimentos com poucos cliques, acelerando processos burocráticos e administrativos.
Economia
Reduz custos com deslocamentos, autenticações em cartório e impressão de documentos, tornando a gestão mais eficiente e sustentável.
Validade jurídica
Todos os documentos assinados com certificado digital possuem validade jurídica, dispensando o reconhecimento de firma e garantindo segurança legal às transações.
Segurança
Os dados da empresa e dos responsáveis são protegidos com criptografia avançada, evitando fraudes, acessos indevidos e perdas de informação.
Além disso, empresas que operam com NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) precisam do certificado para emissão regular dos documentos fiscais.
Eficiência nos processos internos
Com o uso do certificado digital, tarefas que antes dependiam de assinaturas manuais, autenticação em cartório ou entrega física de documentos, passam a ser feitas em poucos cliques.
Isso permite que os gestores foquem em decisões estratégicas, deixando de lado a burocracia operacional.
Empresas que contam com equipes externas ou filiais também se beneficiam do uso do certificado.
Ele permite a descentralização de atividades administrativas com total segurança, já que cada representante pode assinar documentos com validade jurídica de onde estiver.
Sustentabilidade
Do ponto de vista da sustentabilidade, o certificado digital também se destaca. A redução do uso de papel e deslocamentos contribui com a agenda ESG, mostrando que a empresa está alinhada com práticas responsáveis e conscientes.
Credibilidade no mercado
Outro benefício menos comentado, mas igualmente importante, é o ganho de credibilidade. Ter um certificado digital mostra que a empresa está atualizada com as exigências legais e tecnológicas do mercado, transmitindo confiança a parceiros, fornecedores e clientes.
Como o certificado contribui para a regularização contábil e fiscal?
Após a abertura da empresa, o certificado digital continua sendo essencial. Ele é utilizado para:
- enviar declarações fiscais (DCTF, SPED, ECF);
- acessar o portal e-CAC da Receita Federal;
- cumprir obrigações acessórias, como GFIP e eSocial;
- integrar sistemas de contabilidade e folha de pagamento.
Com todas essas utilidades, o certificado digital se torna ainda mais importante. Afinal, sem ele o cumprimento das obrigações fiscais se torna inviável, comprometendo a regularidade da empresa.
E o que diz a legislação sobre o uso do certificado digital?
Diversas normativas reforçam a obrigatoriedade do certificado digital no Brasil. Entre as principais:
- Instrução Normativa RFB nº 1.634/2016: define a necessidade do certificado para a entrega de diversas declarações;
- Lei nº 11.419/2006: reconhece a validade jurídica dos documentos eletrônicos assinados digitalmente.
Além disso, muitos estados e municípios exigem o certificado para emissão de documentos fiscais e acesso a sistemas de gestão tributária.
Como escolher o tipo ideal de certificado digital?
A escolha depende do porte da empresa e da função exercida por quem o utilizará:
- profissionais autônomos e MEIs: geralmente utilizam o e-CPF tipo A1, que é mais simples e barato;
- empresas com contabilidade estruturada: optam pelo e-CNPJ A1 ou A3, com maior segurança e integração a sistemas contábeis;
- contadores: também necessitam do certificado e-CPF para atuar como representantes legais de seus clientes perante a Receita Federal e outros órgãos públicos.
Como a Certifica facilita esse processo?
Ao contar com a Certifica, o empreendedor ganha um parceiro que simplifica todas as etapas. A empresa oferece:
- emissão rápida e segura de certificados e-CPF e e-CNPJ;
- suporte completo para instalação e uso;
- atendimento humanizado e especializado;
- opções de certificação em nível nacional, com entrega de token ou cartão.
Com a Certifica, abrir ou fechar uma empresa se torna uma experiência digital muito mais tranquila e eficiente.
Como vimos no artigo, utilizar um certificado digital para abrir empresa é um passo indispensável para quem deseja empreender de forma moderna, segura e dentro da legalidade.
Afinal, o documento conecta o empreendedor aos órgãos públicos, garante a autenticidade de documentos e simplifica desde o registro inicial até o encerramento das atividades.
Com o suporte da Certifica, esse processo ganha ainda mais confiabilidade, permitindo que você foque no crescimento do seu negócio. Portanto, utilizar certificado digital para abrir empresa é investir em eficiência, conformidade e credibilidade no mercado.
Para desfrutar de todas as vantagens citadas aqui, será necessário um certificado emitido por uma empresa confiável. Adquira o seu agora mesmo: entre em contato conosco pelo WhatsApp!
